主管機關發函給各集團企業,重申財務報告編製(包括四大財務報表數字及所有附註與附表)是公司管理階層之責任,並擬出年度審查方式,受審查時,需填製「上市公司財務報告編製能力說明評估表」,涵蓋「編製財務報告之人員及系統配置」、「編製財務報告內部控制制度之設計」、「編製財務報告實際作業辦理情形」…等六項審查,企業必須正視自行編製財務報告帶來的衝擊。

企業要完成一份財務報告,其編製順序通常是:1.編製合併報表,2.處理附註揭露事項,3.整編財務報告。倍力資訊先前提供的解決方案「GCRS集團合併報表系統」與「FNDS財務附註揭露系統」只能協助企業完成前2項工作,而第3項工作以往的需求性並不高,主要大多是會計師事務所會協助處理。但因主管機關要求,企業開始嘗試自行整編財務報告,而企業在歷經完整財務報告編製後,普遍提出財務報告每季都要產出且有既定的內容範本,但內容需置換的文字量及對應位置非常多,因此需花費巨大的人力時間進行文件內容的比對、修改、置換及確認,彙整工作相當的費時與繁複。

財會人員在整編財務報告時,通常會有很多的Excel資料來源檔案,再把這些素材一一整理並複製到對應的財務報告Word範本中,若過程中有調整,會不確定是否調整到正確的檔案,因此時常造成兩邊資料不一致的問題。而當下一季要產出時財務報告時,又要整個重頭來過,由此可知此項工作回歸企業後,對企業的人力衝擊與困擾是如此的龐大。倍力資訊傾聽、瞭解及收集眾多企業困擾心聲的當下,決定全力投入財務報告產出解決方案的研究與發想,預計於今年第3季盛大推出新產品「EZPI 任你排」,用來解決財務報告排版與眾多Excel來源檔案內容比對與置換造成的難題。


EZPI 任你排」就是要克服大量內容比對及置換的特性與困擾,並加快其處理速度及降低大量的處理人力。因此,使用這套系統,企業依舊可以保有現行的多個Excel資料來源檔案與財務報告Word範本的作業行為,企業只需一次性的將這兩者的對應關係整理出來,最後藉由系統自行判斷對應關係產出完整的財務報告。
 


如同上面示意圖一樣,企業只要將1.資料來源、2.文件範本及3.資料來源與範本對應整理好,並上傳到「EZPI 任你排」系統,即可透過系統自動化地產出一份財務報告。後續若資料來源有變動,我們只要重新上傳資料來源,系統就可以同步產出正確的財務報告,並確保兩者之間的資料一致性,當下一季要產生報告時,也只需著重在有差異的地方進行調整與確認即可。

財務報告礙於只能在特定時間進行與完成,因此若有某個環節延遲了,將升高後續工作的時間壓力,據瞭解有企業為整編財務報告而需花費6個人5個工作天的時間才能完成,此時,企業真的需要認真思考如何透過有效的資訊技術協助,節省掉無意義的人工剪貼工作,除了可以提升工作效率外,也讓資料文件控管更加的有條有理。