您有沒有一種經驗？在會議中，認真的講述著自己所熟悉的事物，發現對方不理解後，進而拿起筆來在白板上畫出幾個簡單的圖示，最終才達到了您想要傳遞資訊的目的？又或者，非得配合一些簡報圖型，才能快速表達出自己想要講清楚的東西？
簡單的圖型常常可以補足文字的不足，進而帶出重要的訊息，而這樣的技巧，已經透過資訊技術大量的被引入企業管理領域之中。
企業中，充斥著許多資料，例如ERP中的各種流程資料，又如財務人員辛苦編製的財務資料，這些資料日積月累，形成了龐大的數據。多年來，這些資料並沒有被企業好好的"再"應用，成為了所謂的暗數據(Dark Data)。拜今日資訊科技持續進步所賜，透過資訊工具的協助，企業及管理顧問公司紛紛發現了這些暗數據隱藏著許多企業價值。就像是一座等待被挖掘的礦山，我們只要透過一些管理知識及資訊技術就可以去活化這些企業的數據！
然而，在您的企業之中還有多少暗數據尚未被活化呢？
企業的困擾
企業中有許多人才，可以透過Excel工具將手頭上資料轉化為更具有管理意義的型式，這些人大都屬於企業中的中階或初階管理人員，負責提供有更有意義的資訊作為管理單位決策的參考依據。然而，他們的困擾在於無法有效率的收集所需要的資料，且在有限的時間內只能收集到侷限的資料種類及數量。也因此企業才會紛紛嘗試著想要導入相關的資訊科技，就是為了要解決此一問題。
對於企業而言，商業智慧(BI)及大數據都早就已經不是新鮮的名詞，對於要更有效的使用企業資料的這個目標，其重要度大多數企業也都能充分的了解。然而，透過許多與企業的互動，我們卻得知仍然有許多的企業無法透過資訊科技將其數據充分利用。
我們將企業無法將其數據充分利用的原因，歸納為以下幾點：
- 跨部門專案之進行較為困難，需有人同時具備各領域管理知識、財務知識及資訊技術能力
- 相關人員不確定要使用那些資料作為BI的資料源
- 相關人員不了解可以使用那些技巧來呈現資料相關人員不清楚資料運用的目的、及使用時機
可用來建置BI的資料
導入BI，可以使用的資料有很多，例如：收入、成本、費用、應收、應付、存貨、銷售明細、工單或財務資料…等。然而，也是因為企業中充斥著許多類型的資料，反而常常讓資訊人員不知從何起頭。部分資訊人員會有一個迷思，就是非得要有一口氣規劃完所有資料才能導入BI。
關於這點，我們可以借鏡已成功導入BI的企業之導入經驗。大部分，他們並不是一開始就將大規模的資料搬上BI平台，相反的，一開始他們只專注於整合一小部分最容易取得的資料，進行小範圍的布置。這樣，第一個好處是專案範圍更容易掌控。其次，資訊人員在實作BI的過程中常常會需要吸收相關領域的財務或管理知識。分階段，進行小範圍的建置，也能降低各階段所需要的學習門檻。第三，快速取得成功，從中取得經驗，不但可以做為後續的養分，也能更讓團隊更有自信。
然而，每一個企業一開始所使用的數據並不相同。例如：有些使用財務相關資料，有些則使用收入明細資料。甚至，也有以製造工單資料為起頭的企業，但這沒有關係，重點是所選擇的這個流程必須是取至企業未導入BI前就已經存在的管理流程(也就是，管理層已經取用該部分資料來做為管理的依據)，原因是因為企業中已經有人清楚該業務領域，一樣可以降低學習門檻。
有了一個開端之後，整個專案就可以使用螺旋式的方式分階段逐步展開。
分析資料的圖表技巧
現在的BI圖表工具，都支援了豐富的圖表呈現，卻也讓初入這個領域的人覺得眼花撩亂，不知如何去組織所要呈現的圖表。常常會發生先做出了漂亮的圖表，仔細一想，卻不太清楚做出來的圖表要做麼的狀況。實際上，這是因為不少BI專案的執行者把重點擺錯了位置。其實，設置圖表只是一個手段，我們不該在隨意設了圖表後才來思考該圖表的意義，而是應該先了解我們有什麼目的，依據該目的選擇要使用的資料，進而再決定合適的圖表來呈現這些資料。
資料呈現的技巧有很多，點線面的資料下探原則是常常會使用到的一個技巧，初步我們可以按照這個原則，來安排資料的呈現與佈署。在很多情境之下，資料的使用者在第一時間需要的是點式資料，依據其目的，再將其展開至線式資料，進而在展開至面式資料。以這個例子而言，我們會需要多張圖表相互配合來達到這個目的。
例如：在一個定期會議中，管理單位需要知道淨利與各產品線之間的關聯。了解此目的後，我們可以安排圖表，讓與會人員一開始看到的是淨利資料、淨利達成率及EPS這些屬於點式的資料。再安排另一張圖表，讓管理單位可以將資料展開為收入、成本及費用資料的線式資料。進而再拆出各產品線的收入、成本及費用(屬於面式資料)。這樣管理單位就可從產品線的角度追蹤淨利的變化原因，以上只是一個簡單的例子。除此之外，佈署資料呈現內容時，還有很多呈現方法可以應用在不同的情境，例如：比較、趨勢、結構、關聯及複合資訊…等技巧。
資料運用的目的及時機
就如前文所敘述，建置BI圖表必須先由目的開始思考。因此，下一個問題是：「企業會為了那些目的而需要BI圖表？」。這個問題也是個大哉問。因為可以使用圖表的時機及目的有很多，而且每一個企業各有所異，但…也有所相同。導入BI時，若還沒掌握到確定的實作方向，我們可以從企業共通的需求中，挑出一部分，作為一個起始。
每天，各階層管理者們皆需要針對自己的管理範圍進行執行狀況的監控。目的是為了了解狀況及發覺異常，並在發覺異常後追蹤異常原因。舉例：為了滿足這些需求，我們可以部署一個儀表板讓廠長隨時了解生產現況，並針對異常的部分以燈號或顏色警示，並提供各個面向的下探追蹤資訊來讓廠長可以追蹤問題的發生原因。
每月，各部門負責人員均需確認年前所訂定的預算計畫與實際狀況間的差異。目的是為了追蹤達成率及績效，並在績效不如預期時，適時的進行計畫的調整，做以應對。例如：針對單位主管，提供比較類的圖表，呈現組織單位、產線、機檯或人員的同期比較資訊及目標比較資訊，使其掌握差異。
每季，企業管理當局需要分析各項企業核心要素之表現(核心要素隨著會企業型態不同而會有所差異，如：產品線或通路…等)，目的是為了判斷趨勢、發覺關聯及洞察商機，並作為未來各項企業要素策略擬定的依據。例如：我們可以提供柏拉圖來凸顯核心產品，針對核心產品提供五年銷售變化走勢圖，並提供產品BCG矩陣來了解各核心產品的實力及潛力，作為資源投入及定價策略的參考。
